Ar jau laikas jūsų verslui pereiti nuo Excel prie Power BI?

Microsoft Excel jau daugelį metų yra verslo ataskaitų ruošimo pagrindas. Jo paprastumas ir universalumas padarė jį nepakeičiamu įrankiu daugybei įmonių. Tačiau didėjant duomenų kiekiui ir sudėtingumui, Excel vis dažniau pasiekia savo ribas. Šiuolaikinėms įmonėms, siekiančioms optimizuoti procesus ir efektyviau valdyti duomenis, Power BI gali tapti svarbiu įrankiu.

Excel ribos: kada jis pradeda strigti?

1. Eilučių limitas: Excel gali apdoroti iki 1 048 576 eilučių ir 16 384 stulpelių. Šis limitas greitai tampa iššūkiu dirbant su didesniais duomenų rinkiniais.

2. Lėtas veikimas: Net jei failo dydis neviršija šio limito, Excel pradeda lėtėti, kai failo dydis siekia kelis šimtus megabaitų. Pvz., .csv failai, kurių dydis viršija 300 MB, dažnai tampa sunkiai valdomi.

3. Rankinis darbas: Didžioji darbo dalis su Excel atliekama rankiniu būdu – tai didina klaidų riziką, o procesai tampa ilgesni ir mažiau efektyvūs.

4. Saugumas: Excel failai dažnai dalijami el. paštu ar per bendras talpyklas, o tai padidina netinkamo naudojimo ar duomenų praradimo riziką. Be to, Excel nesiūlo pažangių vartotojų prieigos valdymo funkcijų.

Power BI privalumai: kodėl verta pereiti?

1. Dideli duomenys – ne problema: Power BI gali apdoroti duomenų rinkinius, kuriuose yra milijonai eilučių. Praktikoje Power BI gali valdyti iki 2 milijardų duomenų eilučių, o tai yra beveik 2000 kartų daugiau nei Excel! Tai leidžia analizuoti itin didelius duomenų rinkinius be pastebimo sulėtėjimo.

2. Automatinis duomenų atnaujinimas: Power BI automatiškai atnaujina ir atvaizduoja naujausią informaciją iš prijungtų duomenų šaltinių, tokių kaip:

   • Buhalterinės programos: „Rivile“ ir kt.

   • Verslo valdymo sistemos: „Microsoft Business Central“, „Navision“ ir kt.

   • Duomenų bazės, tekstiniai failai (.csv, .txt), „SharePoint“ ir debesų paslaugos. Ši funkcija ne tik taupo laiką, bet ir užtikrina, kad naudotojai visada matytų naujausius duomenis.

3. Interaktyvios ataskaitos: Su Power BI galite kurti vizualiai patrauklius, interaktyvius prietaisų skydelius, kuriuose naudotojai gali spustelėti duomenų taškus, gilintis į detales ir stebėti tendencijas.

4. Pažangus saugumas: Power BI leidžia lengvai nustatyti vartotojų prieigos lygius ir užtikrinti, kad kiekvienas matytų tik jiems skirtus duomenis. Naudodama „Row-Level Security“ (RLS), Power BI suteikia galimybę apriboti prieigą prie konkrečių duomenų rinkinių, o visi atnaujinimai vyksta saugioje debesų aplinkoje. Tai sumažina klaidingo duomenų naudojimo riziką, kuri dažnai pasitaiko dalijantis Excel failais.

1. Jūsų duomenų poreikiai yra paprasti, o failai – nedideli.

2. Nereikia integruoti kelių duomenų šaltinių ar bendradarbiauti su komanda.

3. Pirmenybę teikiate statinėms, paprastoms ataskaitoms.

Kada pereiti prie Power BI?

1. Jūsų duomenų rinkiniai viršija Excel galimybes, o failų dydžiai pradeda stabdyti darbą.

2. Siekiate automatizuoti duomenų atnaujinimą ir sumažinti rankinio darbo kiekį.

3. Norite naudotis realiuoju laiku atnaujinamomis interaktyviomis ataskaitomis, kurios palengvina sprendimų priėmimą.

4. Jums svarbus aukštesnis saugumo lygis bei prieigos valdymas.

Excel lieka patikimu įrankiu mažesniems duomenų rinkiniams ir vienkartinėms analizėms, tačiau Power BI suteikia naujų galimybių didesniems duomenų analitikos iššūkiams. Jei pastebite, kad Excel riboja jūsų produktyvumą, didėja duomenų saugumo rizika ar užima per daug laiko, galbūt jau laikas apsvarstyti Power BI kaip sprendimą. Su galimybe apdoroti milijonus eilučių, sujungti įvairius duomenų šaltinius ir užtikrinti pažangų saugumą, Power BI tampa nepakeičiamu įrankiu šiuolaikiniam verslui.

Kada verta likti prie Excel?

Power BI pats nepakeičiamu įrankiu